L'accès aux dossiers de l'Aide Sociale à l'Enfance

Le dossier d’ASE (Aide Sociale à l'Enfance) est un dossier de recueil de tout document administratif, médical, socio-éducatif, juridique, relatif au jeune lors de son accompagnement par le service de l’ASE. C’est un outil vivant constitué d’informations recueillies lors de son ouverture, complété tout au long de l’accompagnement du jeune et clos à la fin de l’intervention du service.

Droit à communication d’un document administratif

La personne prise en charge par l’ASE a droit à l’accès à tout document administratif archivé dans son dossier. Toutefois, ce dernier comporte des documents soumis à des régimes juridiques distincts (actes d’état civil, documents juridiques, bilans médicaux, etc.) et des règles de consultation différentes (jugements de valeur, notes relatives à des tiers, documents de remise d’enfant en vue d’adoption avec demande de secret sur l’identité des parents,etc.).
Lorsque la demande porte sur des documents comportant des mentions non communicables, ces documents sont fournis au demandeur après occultation ou disjonction de ces mentions.
Le droit à communication ne s’applique qu’à des documents achevés, il ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative.

Conditions d’accès aux dossiers de l’ASE

Les dossiers d’ASE ayant un caractère nominatif, les droits d’accès sont restreints, et conférés aux seules personnes concernées, tant que le délai de libre communication fixé légalement n’est pas écoulé. Différents cas sont à distinguer :

• le bénéficiaire est toujours en vie : lui seul peut avoir accès à son dossier, ou mandater un tiers de son choix pour procéder à la consultation en son nom
• le bénéficiaire est décédé : seuls ses héritiers en ligne directe (enfants, petits-enfants,etc.) peuvent consulter son dossier. Par conséquent, le conjoint n’a pas accès au dossier de l’époux (ou épouse) décédé(e). Il en est de même pour les frères et sœurs. Cependant, des dérogations sont possibles, les modalités en sont exposées ci-après. Les requérants doivent justifier de leur qualité et le défunt ne doit pas s’être opposé à cette communication de son vivant.
• le bénéficiaire est mineur : pour les personnes mineures, le droit d’accès est exercé par les titulaires de l’autorité parentale

L’accès aux origines des personnes adoptées et pupilles de l’État

La loi du 22 janvier 2002 a créé le CNAOP (Conseil National pour l’Accès aux Origines Personnelles). Son rôle est faciliter l’accès à la connaissance des origines personnelles des personnes pour lesquelles la mère et/ou le père de naissance ont demandé le secret de leur identité.

 Les  personnes devenues pupilles d’Etat par le biais de l’article L224-4-1 (accouchement avec demande de secret) doivent formuler leur demande auprès du Conseil National d’Accès aux Origines Personnelles à :

 Monsieur le Président du CNAOP

Secrétariat Général

14, Avenue Duquesne

73350 PARIS 07 SP

Ces personnes peuvent parallèlement demander la consultation de leur dossier au Bureau de l’Accompagnement aux Origines. Elles accèderont dans un premier temps aux éléments non identifiants de leur mère et/ou père de naissance.

 Les personnes devenues pupilles d’Etat par le biais d’autres dispositifs que celui de l’accouchement avec demande de secret peuvent demander consultation de leur dossier auprès du Bureau de l’Accompagnement aux Origines du Département.

Délai de consultation

Le délai au-delà duquel les dossiers de l’ASE peuvent être librement consultés :

• 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé, pour les documents dont la communication porte atteinte au secret médical. Si la date de décès n’est pas connue, le délai est de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne en cause.
• 75 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents relatifs aux affaires portées devant les juridictions, sous réserve des dispositions relatives aux jugements, et à l’exécution des décisions de justice. Ce délai est ramené à 25 ans, à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref. Ce délai est porté à 100 ans, à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, ou un délai de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé si ce dernier délai est plus bref, pour les documents judiciaires qui se rapportent à une personne mineure.
• 50 ans à compter de la date du document ou du document le plus récent inclus dans le dossier, pour les documents dont la communication porte atteinte à la protection de la vie privée. Le même délai s’applique aux documents qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable, ou qui font apparaître le comportement d’une personne dans des conditions susceptibles de lui porter préjudice.
• pour les dossiers avec demande de secret de l’identité des parents, il n’y a pas de délai permettant une consultation libre. Seul le CNAOP est habilité à contacter la mère de naissance pour savoir si elle accepte de lever le secret de son identité. Dans l’hypothèse où la mère de naissance est décédée, sans s’être opposée à la levée du secret de son identité de son vivant, cette identité sera donnée au demandeur.

Modalités de demande d’accès à son dossier constitué par l’ASE

Le demandeur n’a pas à justifier d’un "intérêt à agir", et n’est pas obligé de motiver sa demande.
La demande de consultation écrite  accompagnée d'un justificatif d'identité, doit préciser : nom (de naissance), prénom, nom d’adoption s’il y a lieu, date et lieu de naissance et coordonnées du demandeur. Elle est à adresser (courrier postal, télécopie ou courrier électronique) au :

Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction de l’Enfance et de la Famille
Bureau de l’Accompagnement aux Origines
Hôtel du département
62018 ARRAS Cedex 9
Courriel : AccompagnementAuxOrigines@pasdecalais.fr
Tél. : 03 21 21 64 49  Fax : 03 21 21 62 89

Un accusé de réception est envoyé dans le mois qui suit la demande. Un rendez-vous est ensuite proposé à la MDS (Maison du Département de Solidarité) la plus proche du domicile du demandeur. Un professionnel sera à sa disposition pour l’accompagner dans la lecture du dossier et des copies des documents contenus dans ce dernier lui seront fournies à l'issue de l'entretien s’il le souhaite.

Bien souvent, ce dossier témoigne de l’enfance et (ou) d’une grande partie de la jeunesse du demandeur. Cette rencontre lui permet, s’il le souhaite, de s’exprimer sur son vécu et-ou solliciter une mise en relation avec sa famille.

Les procédures de dérogation et d’appel en cas de refus de communication d’informations détenues par l’administration

Les dérogations

L’administration des Archives de France peut autoriser la consultation des documents d’archives publiques avant l’expiration des délais légaux, sur le fondement de l’article L.213-3 du Code du Patrimoine .

Pour les documents de nature administrative, les demandes de dérogations motivées sont à transmettre au Bureau de l’Accompagnement aux Origines au moyen d’un formulaire téléchargeable sur le site : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr

Pour les documents de nature juridictionnelle,la procédure de demande de dérogation est identique, et doit être adressée au service en charge de l’archivage de ces documents judiciaires.

Procédures contentieuses suite au refus de communication d’informations détenues par l’Administration

La CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs) est compétente pour intervenir en cas de litige concernant la communication des documents d’archives publiques. La saisine de la CADA constitue un préalable obligatoire à l’exercice de tout recours contentieux.
Le demandeur doit adresser un courrier au Président de la CADA, accompagné d’une copie de la demande de communication, et de la décision de refus de l’administration à :

Monsieur le Président de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs
35, rue Saint-Dominique
75700 PARIS 7 SP
 Tél. : 01 42 75 79 99
Télécopie : 01 42 75 80 70

En cas d’insatisfaction, ou si l’administration refuse de suivre l’avis de la CADA, le demandeur peut saisir le Tribunal Administratif, dans le ressort duquel siège l’autorité qui a pris cette décision, dans les deux mois suivant la notification de refus de communication.

Dossiers comportant une demande de secret de l’identité des parents de naissance

En cas de litige concernant la communication de documents contenus dans ces dossiers spécifiques, le demandeur doit saisir le CNAOP en lieu et place de la CADA.

Contact

Monsieur le Président du Conseil National pour l'Accès aux Origines Personnelles
Secrétariat général
14, Avenue Duquesne
73350 PARIS Cedex 7 SP

Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction de l’enfance et de la famille
Bureau de l’accompagnement aux origines
Hôtel du département
62018 ARRAS Cedex 9
Courriel : AccompagnementAuxOrigines@pasdecalais.fr
Tél. : 03 21 21 64 49
Télécopie : 03 21 21 62 89

Direction des Archives de France
56, rue des Francs-Bourgeois
75141 PARIS Cedex 3
Tél. : 01 40 27 60 00
Site : archivesdefrance.culture.gouv.fr

Monsieur le Président de la Commission d'Accès aux Documents Administratifs
35, rue Saint Dominique
75700 PARIS 7 SP
 Tél. : 01 42 75 79 99
Télécopie : 01 42 75 80 70

Cadre réglementaire

Code de l’Action Sociale et des Familles : articles L.147-1 à L.147-11

Code du patrimoine: article L213-2 et L213-3 relatifs au régime de communication des archives publiques

Autres textes réglementaires

• loi 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée par l’ordonnance 2005-650 du 6 juin 2005 relative à la liberté d’accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques
• loi 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives abrogée par l’ordonnance 2004-178 du 20 février 2004 intégrée dans le Code du Patrimoine
• loi 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations
• Circulaire DGP/SIAF/AACR/2010/010 du 29 juillet 2010 relative aux dérogations aux règles de communicabilités des archives publiques.