Gestionnaire de dossiers (h/f)

Positionnement et organisation :

Le Conseil départemental du Pas-de-Calais a adopté en 2022 son projet de mandat à travers trois pactes qui fixent les grandes ambitions et priorités pour la mandature :

• « Agir avec vous pour bien vivre dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités territoriales
• « Agir avec vous pour se réaliser dans le Pas-de-Calais » – Pacte des réussites citoyennes
• « Agir avec vous pour l’épanouissement de tous dans le Pas-de-Calais » – Pacte des solidarités humaines

Le Département est un acteur essentiel du quotidien des habitants. Permettre un développement harmonieux des territoires, donner à chacun une chance de réussir et de s’épanouir, garantir un accompagnement de qualité et dans la proximité aux personnes les plus fragiles, sont au cœur de ses préoccupations.

Trois axes transversaux, que sont l’accompagnement de la jeunesse, la préservation du climat et la promotion du lien social, ont également été posés par les élus comme structurants pour l’action départementale et se traduiront donc dans l’ensemble de ses politiques publiques.

C’est en s’appuyant sur une ambitieuse démarche de concertation auprès des habitants du Pas-de-Calais, de ses partenaires et de ses agents, que le Département entend mettre en œuvre concrètement ces orientations.

Avec ce projet de mandat, les élus départementaux ont fixé à l’administration le cadre de la mise en œuvre des politiques départementales jusqu’en 2027.

Le Pacte des solidarités humaines pose, à travers 16 ambitions, les axes d'une politique forte visant à faire reconnaître la place de chacun dans la société, à aider à faire face aux difficultés rencontrées par les habitants, à veiller à la qualité de l'offre d'accueil et d'accompagnement, et à fédérer les acteurs pour développer les solidarités.

Pôle solidarités

            └ secrétariat général

                        └ secrétariat général adjoint

Le secrétariat général (SG) du pôle solidarités contribue, aux côtés du directeur de pôle, aux enjeux de :

• préparation et de maîtrise du budget départemental sur le champ des solidarités ;
• sécurisation juridique et institutionnelle des décisions prises par l’exécutif ;
• observation et veille sur l’activité des services ;
• transformation de l’action sociale au sens large et d’optimisation des outils et des pratiques professionnelles ;
• mise en œuvre de démarches transversales ou partenariales permettant de garantir de meilleures prises en charge des usagers.

Il est par nature positionné en appui de l’ensemble des directions du pôle et en interface avec les autres fonctions support de la collectivité.

Le secrétariat général du pôle solidarités est composé de :

3 missions :

• la mission d’appui aux politiques transversales ;
• la mission pilotage administratif et financier ;
• la mission de pilotage du Système d’Information Sociale.

et d’un secrétariat général adjoint (SGA) lui-même composé d’un secrétariat mutualisé et de 2 missions :

• la mission du pilotage des ressources (MPR) ;

• la mission de soutien et d’accompagnement des professionnels du pôle (MSDAPP).

le secrétariat général adjoint a pour missions essentielles de :

• animer l’action sociale de proximité, notamment au travers des collèges métiers des responsables territoriaux solidarités (RTS) et des chefs de services social départemental, en lien avec les directions de politiques publiques ;
• accompagner les pratiques professionnelles (accompagnement individuel ou collectifs, suivi des marchés de supervisions et d’analyse de pratique, suivi des projets de formation et ingénierie...) ;
• suivre et piloter la bonne affectation des ressources au sein des directions du pôle (répartition des moyens, gestion des moyens complémentaires, encadrement de l’équipe mobile...).

Mission :

Placé(e) sous l’autorité du secrétaire général adjoint, vous intervenez, en soutien administratif de l’ensemble des agents du secrétariat général adjoint. Vous avez pour missions :

• d’assurer le traitement, le classement et la diffusion des informations et documents utiles au bon fonctionnement du service, ainsi que la gestion du courrier et du courrier électronique des boîtes génériques.
• d’assurer quotidiennement le suivi et la mise à jour des bases de données et des tableaux de bord du pôle, notamment s’agissant de la gestion des ressources humaines affectées au pôle (tableaux de gestion des effectifs, demandes de recrutement, demandes de remplacements, demandes de création ou de transformations d’emploi).
• de participer activement à la pré-instruction des demandes de recrutement et de remplacement, et réunissez toute information utile aux arbitrages à rendre s’agissant de l’allocation des ressources. A ce titre, vous participez aux commissions hebdomadaires d’instruction.

Vos missions s’exercent en lien étroit avec les directions du pôle solidarités et des autres pôles, en particulier avec :

• La direction des ressources humaines qui est un interlocuteur quotidien ;
• les responsables administration générale (RAG) des maisons du Département solidarité dans le cadre des demandes.

Dans ce cadre, vous avez pour missions :

• de participer régulièrement au collège métier des RAG animé trimestriellement par la MPR, et ponctuellement aux autres collèges métiers ou instances animées par le SGA ou qui nécessitent votre participation ;
• de répondre régulièrement aux sollicitations des agents du secrétariat général adjoint, et plus largement des agents du pôle, sur les sujets relatifs à l’accompagnement professionnel de la MSDAPP ;
• de contribuer aux missions ponctuelles relatives à l’accueil des stagiaires et des apprentis (recensement des tuteurs, organisation de réunions, contacts avec les centres de formation...), aux avancements de grade et promotions internes, au suivi des marchés de supervision et d’analyse de la pratique ;

A la demande du SGA, vous pouvez être amené(e) à réaliser et mettre en forme des statistiques, des compte-rendus ou autres écrits professionnels, et à participer à toute démarche qui engage.

Enfin, vous êtes amené(e) à prendre en charge des missions relevant de la logistique (réaliser des commandes et la réception des matériels et fournitures, assurer la remontée des demandes d'intervention et le suivi des travaux d'entretiens, des déménagements, de l’installation ou du renouvellement des outils informatiques et de téléphonie, gérer le planning d'occupation des salles...etc.)

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.

Compétences requises :

Savoir :

• connaissance de l’organisation des services et de l’administration départementale ;
• connaissance des missions du Pôle Solidarités et des métiers sociaux et médico-sociaux ;
• connaissances en matière de ressources humaines appréciées.

Savoir-faire :

• capacité d’analyse et de synthèse ;
• maitrise des techniques rédactionnelles ;
• maitrise de l’outil et des logiciels informatiques utiles à l’activité (Excel surtout, Word, Outlook, Powerpoint...).

 Savoir-être :

• capacités d’écoute et de communication ;
• capacités relationnelles ;
• adaptabilité, réactivité ;
• disponibilité ;
• aptitude au travail en équipe et en réseau ;
• rigueur, méthode et organisation ;
• force de propositions ;
• loyauté et discrétion.